Sekreterare

[Asko]

Jag har en fråga till alla som jobbar eller har jobbat som sekreterare.
Jag har fått en ny chef och mötte henom idag. Det var lite prat om att jag skulle kunna jobba närmare med ett par sekreterare, därav en chefsekreterare, och att jag skulle inom snar framtid kunna föreslå nya arbetsuppgifter.
Jag funderar lite på det och tänkte fråga er vad för praktiska arbetsuppgifter det kan ingå i era jobb.
Bokningar av möteslokaler har jag redan lite hand om nämligen men vill gärna få lite översyn eller idéer.
Tacksam för all hjälp!

 

[kolblakkur]

Schemaläggning, kalla till möten, introducera nyanställda i datorsystem relaterade till schema och lön, skriva ut och skicka in anställningskontrakt, boka in bredvidgångar med nyanställda, ringa in vikarier - detta är vad jag kommer på på rak arm

 

[Asko]

Schemaläggning, kalla till möten, introducera nyanställda i datorsystem relaterade till schema och lön, skriva ut och skicka in anställningskontrakt, boka in bredvidgångar med nyanställda, ringa in vikarier - detta är vad jag kommer på på rak arm

Tack! Du har gett mig något att suga på

 

[tanten]

Jag har en fråga till alla som jobbar eller har jobbat som sekreterare.
Jag har fått en ny chef och mötte henom idag. Det var lite prat om att jag skulle kunna jobba närmare med ett par sekreterare, därav en chefsekreterare, och att jag skulle inom snar framtid kunna föreslå nya arbetsuppgifter.
Jag funderar lite på det och tänkte fråga er vad för praktiska arbetsuppgifter det kan ingå i era jobb.
Bokningar av möteslokaler har jag redan lite hand om nämligen men vill gärna få lite översyn eller idéer.
Tacksam för all hjälp!

Sekreterare är en ganska bred titel.

Jag har gjort allt från renskrivning av material, på egen hand formulerat skrivelser och andra dokument. Tagit anteckningar vid möten, arrangerat presskonferenser, fikat fika vid alla möten, sett till att fikarummet är rent och disken undanplockad, hanterat chefers almanacka med möten och uppdrag. Skött mailboxen till avdelningen. Tagit emot besökare och lotsat rätt. Sett till att toaletterna är fräscha. Layoutat broschyrer och haft kontakten med tryckerier. Samordnat möten i personalen.

I stort sett allt som går att lägga uner titeln "fixare".

 

[nickan1]

Grundläggande ekonomi kan ingå, t.ex. fakturering, betalning av fakturor, bokföring. Beror så himla mycket på vad det är för typ av företag och verksamhet vad man kan göra.

 

[Fruentimber]

Jag har jobbat som direktörssekreterare på ett dataföretag och bäst beskrivning är egentligen "allt-i-allo". Jag var närvarande vid möten och tog anteckningar, fakturerade, uppdaterade kursmaterial, ordnade fika och lunch när vi haft kunder och kursdagar, ansvarat för post, ansvarade för vår marknadsföring online, behjälplig med utvecklingen av hemsidan and so on.

 

[nickan1]

Även kontakt med leverantörer, beställningar av kontorsmaterial, kontakt med eventuell fastighetsägare eller hyresvärd, när t.ex något krånglar som måste felanmälas. Lägga upp och utveckla adminstrativa rutiner, stänga av telefoner när medarbetare är sjuk m.m m.m m.m

 

[mamman]

Jag är inte sekreterare så är anske inte rätt att svara, men jag tänker att arbetsuppgifterna beror väldigt mycket på hur stort företaget är, vad det är för typ av företag och företagskultur. På min arbetsplats, internationellt företag med c:a 4 000 anställda i Sverige, sköts många av de uppgifter som nämns i tråden av andra befattningar. VD har en sekreterare, henne gick jag genom häromdagen när jag skulle få en underskrift av firmatecknare. Eftersom VD:n inte var på plats fick hon be en annan, jag fick briefa henne lite så att hon i sin tur kunde redogöra för vad det var som skulle skrivas under. Några timmar senare hade jag min underskrift. Att vara "buffert" eller kanal mot övriga organisationen och organisatör för VD:n men även i viss mån övriga i ledningsgruppen (måste ju alltid finnas en firmatecknare på plats tex) är alltså en av sekreterarens arbetsuppgifter. Hon vet alltid var VD:n är (och varför).
Sekreterarna på den globala chefsnivån (inte i Sverige) har stort ansvarsområde och mycket till de cheferna går genom sekreterarna. Underlag för beslut kan t ex gå genom dem. Om man inte har rapporterat som man ska hör sekreteraren av sig.
Min pappa hade förr en sekreterare, men ganska tidigt (sent 70-tal?) så ändrade han befattningen till assistent, beskrev bättre vad arbetet handlade om och sannolikt lite mer i lönekuvertet. Stickan Andersson (Polar) utnämnde sin sekreterare till vice VD och det bekriver kanske lite av hennes arbetsuppgifter.

 

[Asko]

Jag är inte sekreterare så är anske inte rätt att svara, men jag tänker att arbetsuppgifterna beror väldigt mycket på hur stort företaget är, vad det är för typ av företag och företagskultur. På min arbetsplats, internationellt företag med c:a 4 000 anställda i Sverige, sköts många av de uppgifter som nämns i tråden av andra befattningar. VD har en sekreterare, henne gick jag genom häromdagen när jag skulle få en underskrift av firmatecknare. Eftersom VD:n inte var på plats fick hon be en annan, jag fick briefa henne lite så att hon i sin tur kunde redogöra för vad det var som skulle skrivas under. Några timmar senare hade jag min underskrift. Att vara "buffert" eller kanal mot övriga organisationen och organisatör för VD:n men även i viss mån övriga i ledningsgruppen (måste ju alltid finnas en firmatecknare på plats tex) är alltså en av sekreterarens arbetsuppgifter. Hon vet alltid var VD:n är (och varför).
Sekreterarna på den globala chefsnivån (inte i Sverige) har stort ansvarsområde och mycket till de cheferna går genom sekreterarna. Underlag för beslut kan t ex gå genom dem. Om man inte har rapporterat som man ska hör sekreteraren av sig.
Min pappa hade förr en sekreterare, men ganska tidigt (sent 70-tal?) så ändrade han befattningen till assistent, beskrev bättre vad arbetet handlade om och sannolikt lite mer i lönekuvertet. Stickan Andersson (Polar) utnämnde sin sekreterare till vice VD och det bekriver kanske lite av hennes arbetsuppgifter.

Min arbetsplats är också ganska stor, det är ett Kommunhus men jag tillhör en liten intern enhet som tar hand om själva huset (dvs vaktmästarna). Så det är lite av en blandning.
Men enheten ska slås ihop med en annan inom snar framtid så det blir lite fler, men vi är på en annan fysisk våning i huset. Men den nya chefen kommer att sitta på en annan våning (även om den nuvarande kommer sitta kvar i åtta månader för att jobba ihop med den nya) så kanske hen skulle kunna behöva en kanal så att säga.. Hmm.

 

[mamman]

Min arbetsplats är också ganska stor, det är ett Kommunhus men jag tillhör en liten intern enhet som tar hand om själva huset (dvs vaktmästarna). Så det är lite av en blandning.
Men enheten ska slås ihop med en annan inom snar framtid så det blir lite fler, men vi är på en annan fysisk våning i huset. Men den nya chefen kommer att sitta på en annan våning (även om den nuvarande kommer sitta kvar i åtta månader för att jobba ihop med den nya) så kanske hen skulle kunna behöva en kanal så att säga.. Hmm.

Sekreterare i kommunal förvaltning är i min värld ofta något annat än på ett privat företag. Kommunsekreteraren kan ha juristutbildning. Nämndsekreterarna håller reda på allt kring nämndernas verksamhet och servar både förvaltningen (läs: främst förvaltningscheferna) och nämnderna (läs: främst ordförandena). Dessutom så ansvarar de för kallelser, protokoll och liknande från nämndsammanträden. Men det antar jag att du har koll på och att det inte riktigt är vad det handlar om? Chefssekreterare antar jag har liknande "buffert-" och organisatörsfunktion som i det privata, i vilken omfattning även korrespondens ingår beror nog mycker på hur organisationen i övrigt ser ut. När jag jobbade i kommunal förvaltning var det specifika sekreterare/handläggare för vissa frågor, gränsdragningen för när det hette "sekreterare" eller något annat var ganska flytande. Det jag minns bäst var från en ganska lite kommun (30.000 inv), sedan har jag jobbat i Stockholm också och där fanns det fler chefssekreretare, men det var väldigt länge sedan, innan datorerna gjorde det möjligt för cheferna att skriva själva.