Rutiner på arbetsplatser (bemanning)

[Araminta]

Vi har just nu diskussioner på min arbetsplats kring våra rutiner alt. brist på rutiner när det kommer till bemanning. Då jag själv tillhöra gruppen som tenderar att vilja strukturera upp lite för mycket, så tänkte jag höra hur det ser ut på andra arbetsplatser.

Hur hanterar din arbetsplats förändringar i bemanning?
- Ni har fått en helt ny tjänst och en ny kollega som ska skolas in.
- En kollega slutar och ni får in en ny person i god tid som tar över den gamla kollegans uppgifter.
- En kollega försvinner (slutar, sjukskrivning) och det finns ingen ersättare redo att ta över

Vems är ansvaret? Har ni fasta rutiner eller hanterar ni situationerna vartefter de uppstår? Hur (och vem) löser ni ev. omfördelning av arbetsuppgifter/ansvarsområden? Hur påverkas verksamheten av förändringar i bemanning (flexibilitet i arbetsuppgifter, tillgång till vikarier etc)?

 

[WhoIsItAgain]

Chefen som svar på allt.

Fattas folk får vi som är där jobba längre och/eller fortare (hemsjukvård med lite flexibla tider).

När någon ny ska läras upp eller liknande får den gå bredvid ett tag, hur länge och med vem bestämmer chefen.

 

[Cherarriduracell]

Det är chefens jobb att se till att det där funkar. Den som slutar ombeds skriva ner lite och förbereda en överlämning, hinner ersättaren anställas innan den som slutar går jobbar de parallellt ett tag och får stöttning i uppgifterna av den gamla.

Är det så att de inte hinner en ersättare skriver man en överlämning så får de kollegor plus chef som blir bra lösa det efter bästa förmåga tills någon ny hittas.

 

[Enya]

Visserligen är det chefen som har det övergripande ansvaret på vår arbetsplats, men det är vi som arbetar som har koll så att säga. Jag jobbar som medicinsk sekreterare och just nu har vi en som ska sluta, en som ska börja, en som ska gå på mammaledigt och så sommarsemesterbemanning på det och i augusti kommer en annan från sin föräldraledighet. Det är ju vi på golvet som ordnat med schema, sysslor som fördelas rättvist, saker som måste göras, upplärning där det behövs och att sätta ihop ett schema för oss alla under sommaren så att bemanningen fungerar och att vi får den semestern vi ändå vill ha någorlunda.

 

[nullo-modo]

Här säger TL till PL som ihop med sin chef får se till att det finns tillräckligt med personal på avdelningen.

 

[startpompe]

- Ni har fått en helt ny tjänst och en ny kollega som ska skolas in.
De som får en tjänst har i princip alltid jobbat som vikarie innan, så brukar flyta på bara.
- En kollega slutar och ni får in en ny person i god tid som tar över den gamla kollegans uppgifter.
Samma som ovan bara att vi aldrig får in någon i god tid, vikarier får harva på på deras rader i stället.
- En kollega försvinner (slutar, sjukskrivning) och det finns ingen ersättare redo att ta över
Då får vi gå kort eller om de går att få någon från en annan avdelning, beroende på vilka som har högst belastning.

Antar att chefen har ansvar, men det är nån av handledarna som ska visa nya vikarier på 2-3 intropass. Finns ingen handledare får vi andra visa, finns ett checkhäfte att följa. Arbetsplatsen är helt beroende på vikarier, tider det kommer många nya blir de såklart rörigt och det märks tydlig skillnad när det varit övervägande ordinariepersonal (eller fåtal vikarier som är lika vana). Alla "ska" kunna göra allt, men i praktiken är det inte så.

 

[sjoberga]

Vi har just nu diskussioner på min arbetsplats kring våra rutiner alt. brist på rutiner när det kommer till bemanning. Då jag själv tillhöra gruppen som tenderar att vilja strukturera upp lite för mycket, så tänkte jag höra hur det ser ut på andra arbetsplatser.

Hur hanterar din arbetsplats förändringar i bemanning?
- Ni har fått en helt ny tjänst och en ny kollega som ska skolas in.
- En kollega slutar och ni får in en ny person i god tid som tar över den gamla kollegans uppgifter.
- En kollega försvinner (slutar, sjukskrivning) och det finns ingen ersättare redo att ta över

Vems är ansvaret? Har ni fasta rutiner eller hanterar ni situationerna vartefter de uppstår? Hur (och vem) löser ni ev. omfördelning av arbetsuppgifter/ansvarsområden? Hur påverkas verksamheten av förändringar i bemanning (flexibilitet i arbetsuppgifter, tillgång till vikarier etc)?

Chefen har ansvar för att det finns rutiner och att de följs, eller om de behöver ändras för att kompetenssammansättningen förändras.

Sen har alla gemensamt ansvar för att rutiner efterlevs eller att man påtalar brister med dem och att på bästa sätt ta emot nya kollegor. Men det är chefen som svarar på eventuella frågor om prioriteringar, utförande och resurser om det uppstår oklarheter eller svårigheter.

 

[MiniLi]

Vi tar bara in vikarier om det gäller en längre period. Tex vid föräldraledighet och liknande, aldrig annars. Har inga timvikarier eller så.
Om vi är kort om folk så för vi gemensamt dialog och fördelar arbetsuppgifterna så att det ska funka för alla. Om det är alldeles för svårt att täcka upp så kan vi minska på vissa saker, det är chefsbeslut men görs då i samråd med oss i teamet.

Annars är det ju chefen som ansvarar för rekrytering, inskolning osv men vi är vana vid att vara väldigt aktiva i den delen. Sen gör vi oftast på ungefär samma sätt när någon ny ska in i verksamheten så det går rätt smidigt.

 

[Masqueradee]

Chefen ansvarar för rekrytering och introduktion av arbetsplatsen i stort, typ på ett mer teoretiskt plan. Sen får en i arbetsgruppen ansvar att introducera det praktiska, antingen genom att man går dubbelt med den som slutar eller någon annan i arbetsgruppen (ofta den som har minst att göra just då). Annars är det en ganska platt organisation där alla frågar och hjälper varandra. Jag har liksom hjälpt min chef med grejer, och hen mig.

 

[Jenka]

Chefens ansvar med planering, omfördelning av arbete osv.

På nuvarande arbetsplats (kontor) har jag tyvärr inte varit med om att nya hunnit börja och gå bredvid, snarare glapp där ansvarsområden tillfälligt får delegeras till någon annan. Nu kommer jag snart för första gången få ny kollega i min närmsta arbetsgrupp. Enda uppgiften jag fått hittills är att bjuda in hen till möten, men givetvis kommer det även läggas en del tid på att stötta/vägleda/presentera arbetsuppgifter, policys osv räknar jag med. Så var det även när jag började. Inga vikarier med än vid längre tjänstledighet.
Löpande fördelning av arbetsuppgifter bland oss befintliga sker ibland genom chef, ibland direkt mellan oss anställda. Är det kort om folk får saker prioriteras bort.

Tidigare arbeten som kräver med strikt bemanning enligt schema (cafe, naturskola...) har chefen givetvis haft ansvaret i att det blir gjort, men där det i stort sett är en gemensam arbetsuppgift att lära upp nya. Vikarier främst från andra skift, med vissa undantag.

 

[Breaktown]

- Ni har fått en helt ny tjänst och en ny kollega som ska skolas in.
Vi har en nedskriven både lång och detaljerad rutin för vilja moment som ingår i introduktionen av nyanställda. Anställande chef har givetvis det övergripande ansvaret men olika personer ansvarar för olika delar i den här introduktionen.

- En kollega slutar och ni får in en ny person i god tid som tar över den gamla kollegans uppgifter.
Kan inte minnas att detta någonsin har hänt. Även om en ny person börjar i god tid innan den gamla slutar så är det extremt sällan så att den nya personen tar över den gamlas arbetsuppgifter rakt av. Arbetsgruppen består av projektledare med ett antal projekt var att hantera och sker det förändringar i arbetsgruppen brukar det ske en översyn sett över hela gruppen för att det ska funka förd en nyanställde. Chefens ansvar.

- En kollega försvinner (slutar, sjukskrivning) och det finns ingen ersättare redo att ta över
Chefens ansvar att omfördela på övriga medarbetare och/eller ta in konsulthjälp

Vi har sällan vikarier, bara om det är riktigt lång tid typ långtidssjukskrivning eller föräldraledighet. Däremot som sagt tar vi in konsultresurser ibland för att stärka upp.

 

[BernT]

I teorin går det till på ett sätt, i verkligheten något helt annat tyvärr. Så det ligger mycket på den nya att ta för sig och ta intiativ. För mig funkar det bra, för alla gör det inte det. Jag tycker att det är fel, en nyanställd måste få stöttning och inte förutsättas ta för sig osv. Som ny är det ju inte superlätt att veta vad som behöver göras osv. Men det kommer nog bli bättre.

 

[lil-sis]

Chefen fördelar bland de som finns kvar och stöttar upp där det behövs. Jag är mitt i en situation där tre slutat och en är sjukskriven på en styrka som är typ 10 plus chef och förste, dvs det är märkbart. Så det blir inte så mycket förebyggande, mer släcka bränder.

 

[lytesout95]

Chefens ansvar att bemanning och planering flyter.

Vår sommarvikarier/nyrekryteringar får 2 v intro och sitter då med rutinerad kollega som lär ut. Sedan har vi det mesta i rutinväg nedskrivet.
Om någon försvinner så går vi kort till någon ny rekryterats eller någon annan lärts upp på arbetsuppgifterna (att lära en befintlig kollega nya arbetsuppgifter brukar vara gjort under några timmar).

Önskar jag spontant lära mig något nytt så informerar jag min chef och sedan sätter mig med en kollega som kan det jag vill lära mig.

 

[lil-sis]

Chefen fördelar bland de som finns kvar och stöttar upp där det behövs. Jag är mitt i en situation där tre slutat och en är sjukskriven på en styrka som är typ 10 plus chef och förste, dvs det är märkbart. Så det blir inte så mycket förebyggande, mer släcka bränder.

Det händer också att det tas in konsulter. Varför vi inte får någon nu när vi är 1.5 person som ska göra 4 personer jobb vet jag inte.

(Så det är ju tur att jag producerar 1 heltid på 50%, inte hållbart och chefen vet).