Många bollar i luften på jobbet..

[Katti]

Jag har det senaste året jobbat med en massa små projekt på jobbet och jag börjar känna att jag verkligen saknar en strategi för hur jag ska lägga upp det. Det är ju så mycket enklare att göra en sak i taget...

Så nu efterlyser jag era bästa tips för att hålla effektiviteten uppe och behålla fokus när man har många olika projekt som pågår samtidigt.

Jag försöker att köra med att göra-listor och sådant, men det funkar inte alltid optimalt i alla fall..

 

[Araminta]

Jag kör med papperskalender och listor. Tycker bara processen att skriva ner saker för hand och sen ha det tillgängligt uppslag för uppslag i kalendern, ger en betydligt bättre överblick än att ha det som små punkter i mobilen eller på datorn. Har en kalender med dagarna på ena sidan och randigt utrymme för anteckningar på andra (perfekt för adresser, kundnummer och annat som inte får plats under resp. dag). Vill man kan man även snabbt färgkoda med överstrykningspenna.

Listor kör jag i flera varianter när det är riktigt körigt. Beroende på hur det ser ut kan jag ha en lista med saker som måste göras idag, en med saker som ska göras den här veckan och en med saker jag kan prioritera bort för tillfället (det kan vara skönt att faktiskt skriva ner även det man inte behöver göra så slipper man ha det snurrandes i huvudet). Listorna uppdateras sedan dagligen och grejer stryks (med stor fet svart penna) vartefter de bockas av. Helst ska ingen punkt på listan ta mer än en timma att jobba av - större grejer passar bättre antingen på "denna veckan"-listan eller i kalendern.

 

[Myrten]

Vad är det som inte funkar mer specifikt?

Jag har en massa olika projekt av olika storlek. När jag tänker efter har jag vissa strategier:

1. Räkna baklänges från alla deadlines och skriv in den dag vissa moment ska vara klara i kalendern. PLUS ett datum ett antal dagar tidigare om jag glömmer bort momentet (händer!).

2. Se till att ha en rimlig ambitionsnivå! Jag är ofta väldigt effektiv och det beror mycket på att jag har lärt mig vad som är good enough.

3. Om jag fastnar på ett moment, lägg det åt sidan och gå vidare med något annat. Ibland löser jag saker och ting när jag fått lite distans, ibland behöver jag diskutera med någon annan.

4. Planera varje vecka och ibland varje dag med en lista. Det är psykologiskt viktigt att kunna stryka arbetsuppgifter och se att jag kommer framåt.

5. Möten ska vara effektiva. Jag tycker det är bra att diskutera och fördela arbetsuppgifter. Sen jobbar var och en på sitt håll och så diskuterar man resultatet på nästa möte.

 

[Frokennordberg]

2. Se till att ha en rimlig ambitionsnivå! Jag är ofta väldigt effektiv och det beror mycket på att jag har lärt mig vad som är good enough.

Skriver under på detta! Good enough räcker gott och väl.
Man behöver inte vara bäst (tog ett tag innan jag insåg att good enough faktiskt trumfar bäst i längden).

Jag använder mig mycket av kalendern i datorn och skriver in viktiga påminnelser till mig själv på sådant som måste utföras inom snäva tidsramar. Annars älskar jag mitt Att-göra-block, mina jobbhögar och framförallt mina postits - älskar att klara av en uppgift och få knyckla ihop den lilla lappen

 

[Katti]

Jag kör med papperskalender och listor. Tycker bara processen att skriva ner saker för hand och sen ha det tillgängligt uppslag för uppslag i kalendern, ger en betydligt bättre överblick än att ha det som små punkter i mobilen eller på datorn. Har en kalender med dagarna på ena sidan och randigt utrymme för anteckningar på andra (perfekt för adresser, kundnummer och annat som inte får plats under resp. dag). Vill man kan man även snabbt färgkoda med överstrykningspenna.

Listor kör jag i flera varianter när det är riktigt körigt. Beroende på hur det ser ut kan jag ha en lista med saker som måste göras idag, en med saker som ska göras den här veckan och en med saker jag kan prioritera bort för tillfället (det kan vara skönt att faktiskt skriva ner även det man inte behöver göra så slipper man ha det snurrandes i huvudet). Listorna uppdateras sedan dagligen och grejer stryks (med stor fet svart penna) vartefter de bockas av. Helst ska ingen punkt på listan ta mer än en timma att jobba av - större grejer passar bättre antingen på "denna veckan"-listan eller i kalendern.

Jag tycker också om att skriva ner saker för hand. Samtidigt brukar det förr eller senare köra fast och kännas begränsat att ha saker och ting på ett papper där man inte kan flytta omkring och ändra hur som helst! Så jag har nog inte hittat det optimala sättet att få ihop mina att göra-listor och andra anteckningar.. :/ Intressant att höra din taktik iaf!

Just nu har jag mina att göra-listor digitalt och sorterat på projekt. Det ger mig inte riktigt den överblick jag skulle önska.. :/ Papperskalender blir jag lite sugen på nu!

 

[Katti]

Vad är det som inte funkar mer specifikt?

Jag har en massa olika projekt av olika storlek. När jag tänker efter har jag vissa strategier:

1. Räkna baklänges från alla deadlines och skriv in den dag vissa moment ska vara klara i kalendern. PLUS ett datum ett antal dagar tidigare om jag glömmer bort momentet (händer!).

2. Se till att ha en rimlig ambitionsnivå! Jag är ofta väldigt effektiv och det beror mycket på att jag har lärt mig vad som är good enough.

3. Om jag fastnar på ett moment, lägg det åt sidan och gå vidare med något annat. Ibland löser jag saker och ting när jag fått lite distans, ibland behöver jag diskutera med någon annan.

4. Planera varje vecka och ibland varje dag med en lista. Det är psykologiskt viktigt att kunna stryka arbetsuppgifter och se att jag kommer framåt.

5. Möten ska vara effektiva. Jag tycker det är bra att diskutera och fördela arbetsuppgifter. Sen jobbar var och en på sitt håll och så diskuterar man resultatet på nästa möte.

Jadu, jag hade verkligen tänkt vara mer specifik i mitt inlägg, men sedan kändes det så rörigt att jag nu inte ens kan formulera vad som är problemet. Haha.

Nejmen, jag tror att det mest irriterande och röriga är att varje projekt för mig har en väldigt bestämd och snäv budget (antal timmar) och att det är svårt att hålla koll på hur mkt tid som återstår, hur mkt jag har förbrukat och hur många timmar som kommer att krävas för varje enskild uppgift. Bara här brkar jag köra fast.. Nu har jag t.ex. ett projekt där jag har suttit och gjort en veckoplan med mål vecka för vecka. Det är bara det att jag redan har gjort 2 veckors jobb, för det momentet som jag hade tänkt stretcha ut över 2 veckor visade sig ta väldigt kort tid. Och det hade inte gått att förutse.. Ibland är det omvänt såklart: saker och ting kan ta huuur lång tid som helst och ibland måste man bara sätta stopp och acceptera att man inte kan få ihop jobbet på det sätt man kanske hade önskat.

Ja, i någon mening är det väl tidplaneringen och att bestämma ett "dagens schema" som känns krångligt för mig.

Tack för dina tips! Det låter vettigt allting och många grejer kan jag ta till mig rakt av känner jag. Måste nog börja med den där räkna baklänges-grejen.

 

[Katti]

Skriver under på detta! Good enough räcker gott och väl.
Man behöver inte vara bäst (tog ett tag innan jag insåg att good enough faktiskt trumfar bäst i längden).

Jag använder mig mycket av kalendern i datorn och skriver in viktiga påminnelser till mig själv på sådant som måste utföras inom snäva tidsramar. Annars älskar jag mitt Att-göra-block, mina jobbhögar och framförallt mina postits - älskar att klara av en uppgift och få knyckla ihop den lilla lappen

Postits är nice!
Kanske får införa fler postits.
Jag läste någonstans att det är viktigt att ha allt på samma ställe, d.v.s. att inte ha flera olika att göra-listor och kalendrar och grejer hit och dit så att man måste gå in på flera ställen för att ta reda på vad man ska göra. Det har gjort att jag har kommit bort från det där med postit-lappar och har försökt samla allt på datorn. Men papper är nog grejen för mig, egentligen. Det blir mer handfast.

 

[Diderot]

Jag tycker om färdiga system som jag sedan gör om så det passar mig,
just nu inspireras jag av "kanban" (googla...)
skulle gärna få till lite "pomadoro" men skulle vilja ha ett program till hjälp men har inte orkat leta reda på nått bra.

 

[Katti]

Jag tycker om färdiga system som jag sedan gör om så det passar mig,
just nu inspireras jag av "kanban" (googla...)
skulle gärna få till lite "pomadoro" men skulle vilja ha ett program till hjälp men har inte orkat leta reda på nått bra.

Ska googla!
Pomodoro är faktiskt något jag använder och det funkar jättebra så länge jag jobbar med något som är lätt att få lite "flow" med. Det går liksom inte att använda när man har dagar med en massa möten, resor och annat random, utan det förutsätter att man sitter på kontoret och jobbar på.. Vilket jag förvisso oftast gör. Jag försöker att använda Pomodoro så mycket jag kan. Jag ha en app som heter pomodrone. Men egentligen krävs ingenting annat än mobilens tidtagarur. Det är bara att ställa på 25 min och jobba på.

 

[Frokennordberg]

Postits är nice!
Kanske får införa fler postits.
Jag läste någonstans att det är viktigt att ha allt på samma ställe, d.v.s. att inte ha flera olika att göra-listor och kalendrar och grejer hit och dit så att man måste gå in på flera ställen för att ta reda på vad man ska göra. Det har gjort att jag har kommit bort från det där med postit-lappar och har försökt samla allt på datorn. Men papper är nog grejen för mig, egentligen. Det blir mer handfast.

Njae, samlat gör ju att risken för att missa något minskas såklart. Jag har grupperat mitt typ såhär:

- Att-göra-blocket: mestadels saker som ska/bör göras vid tillfälle eller ha lång deadline, en övergripande lista
- Kalendern på datorn: möten och påminnelser om t ex beställningar, allt som är datumspecifikt
- Postitarna: lite mer ad hoc och småsaker som ska avklaras inom mycket snar framtid
- Arbetshögarna: baseras mestadels på blocket, grupperas efter uppgift och ligger lättillgängligt

 

[Hyacinth]

Jag gillar One note, den ger lite pappersfrihet i datorn.

 

[sjoberga]

Jag har det senaste året jobbat med en massa små projekt på jobbet och jag börjar känna att jag verkligen saknar en strategi för hur jag ska lägga upp det. Det är ju så mycket enklare att göra en sak i taget...

Så nu efterlyser jag era bästa tips för att hålla effektiviteten uppe och behålla fokus när man har många olika projekt som pågår samtidigt.

Jag försöker att köra med att göra-listor och sådant, men det funkar inte alltid optimalt i alla fall..

Tipsar om KanBan - en metodik som går att använda bra i både grupp som individ. Man försöker helt enkelt begränsa antalet saker som är work-in-progress för att just komma till Done fortare.

Mycket handlar om prioriteringar och att inte låta lägre prioriterade saker störa arbetet. Man kan också stänga av mejl och telefon för att få en timme ostörd tid med ett problem. Osv.

http://nomad8.com/personal-kanban-at-work/

 

[Magiana]

Jag sitter också i en soppa där jag har många bollar i luften och måste prioritera hårt, även om det för min del inte handlar om jobbet utan om att rådda projekt hus-trädgård-livet. Jag inspirerades lite av Kanban, men kan man ha det i mobilen? Eller finns det något annat som funkar i mobilen?

Syrran tipsade om appen Colornote och den använder jag varje dag, men tycker inte riktigt att den har de funktioner jag behöver. Jag skulle behöva ha saker på priolistor och flytta saker mellan dessa. Jag skulle också behöva en vettigare kalenderfunktion så att jag kan skriva in priosakerna i kalendern, t.ex. så kan jag bara köpa virke på torsdagar och lördagar eftersom affärens öppettider då sammanfaller med tid jag är ledig. Nu måste jag hålla det i huvudet och jag känner att det inte fungerar. I Colornote finns förvisso en kalender men den är inte riktigt synkad med listorna. Man måste skriva in saker separat i kalendern vilket gör att man antingen får uppgiften inskriven dubbelt, både i kalendern och i listan, eller så måste man titta på båda ställena. Jag behöver ju också kunna flytta saker från en dag till en annan om jag antingen inte hann med vad jag skulle göra, eller att jag p.g.a. vädret måste göra annat, eller om något oväntat dyker upp.

Tips någon? Jag känner att hjärnan håller på att sprängas snart, så jag behöver få ordning på min organisation.

 

[Katti]

Tack för alla tips hörrni!
Jag har infört ett nytt system som jag tror kommer att underlätta att prioritera och få struktur.. Har använt datorn mycket förut (att göra-listor, kalender, onenote...), men nu blir det mer handfast med listor och post it-lappar. Får se hur det går!
Det känns som att jag har testat "allt" genom åren, men alla metoder funkar bara ett tag och sedan måste jag börja med något nytt.
Kanban har jag läst lite om, men får ingen grepp om hur man gör. Känns hur som helst enklast att använda om man har ett projekt som är rätt rakt på sak, inte när man har tusen luddiga projekt som jag. Men vad vet jag. Just nu har jag inte riktigt tid att sätta mig in i och införa Kanban iaf. Kanske en annan gång!