Hopplös e-postkultur på jobbet

[AraSlei]

Vi kör Skype. Alla som är online med den vanliga, gröna symbolen går att både skicka meddelanden och ringa till om det är snabba grejer. Annars sätter man på "Strax tillbaka", "Upptagen" eller annat.

 

[tanten]

vi hade ingen uttalad policy tidigare men när folk börjar få 150-200 mail/dag så blir det ett problem. Ett problem är oftast att avsändaren inkluderar halva företaget för att nå ut med sitt budskap och om då alla trycker "reply all" så det snart ohanterligt. Vår policy inkluderar därför både hur man borde sända mail och sedan hur man borde besvara. Sedan är det ju inte alltid det efterlevs, sedan är den nog mer en riktlinje än en riktig policy.

En av mina gamla chefer hade över 1000 olästa mail i sin inkorg - hans filosofi var att det var aldrig viktigt om inte något återkom och frågade igen....

Förr fanns ett begrepp som hette "datamognad" - kanske är det dags att damma av det igen

Själv tycker jag att mailhyfs är självklart och att man naturligtvis svara på mail så fort man har möjlighet.

Påminns också om den sekreterare jag vik:ade för en gång. Hon hade noll mail i inkorgen. Mottot var att man åtgärdade de mail som kom. De som inte behövde åtgärdas slängdes och det som behövde sparas lades någon annan stans. Jag hade fullt sjå att städa mailen när jag skulle avsluta vik:et....

 

[tifo]

Jag är tveksam till att e-post måste hanteras med svar inom någon form av rimlig tid. E-post är en tidstjuv av rang som gärna påkallar uppmärksamhet från andra uppgifter. Av det jag läst i tråden verkar det alltid vara mottagaren som har ansvaret för att upprätthålla en god e-postkultur, inte avsändaren. Jag är nog av den meningen att avsändaren bör vara medveten om att mottagaren inte har tid att hantera just det här mailet, just nu.

Men oavsett vilket, i min värld finns det inget större otyg än att begära läskvitto.

 

[Björk]

Hur funkar det hos er? Har ni andra system än epost för att stämma av och planera i det dagliga? Har ni regler för hur man ska agera med eposten och vad man måste svara på? Finns det något jag kan föreslå min chef så att detta kan förändras?

Vi har en del problem; vi har heller ingen uttalad policy och problemen att få svar är mestadels personbundna. Ibland när jag skickar mail så "vet" jag nästan på förhand att inget svar kommer att komma.... Ibland blir jag positivt överraskad av ett svar nästan omedelbums!

Jag tror det beror på lite olika saker. Det är nog en kombination av tidsbrist/överbelastning, slarv och nonchalans (kanske lite olika beroende på vem det gäller).

Vi har pratat lite löst om en policy (på ledningsnivå), men jag tror att mitt problem skulle kvarstå då jag tror att folk skulle bli noggranna med att följa policyn gentemot externa mail, men däremot slarva internt ändå.

I min grupp har vi pratat lite om saken (om tillgänglighet överlag), men det mesta hänger på personernas egna "moral" och jag tror inte det fungerar bra fullt ut. Jag tror att jag måste ge tydligare direktiv; svar inom 1-2 dygn verkar inte orimligt. Är man borta (semester eller dylikt) så ska man lägga in svarsmeddelande med hänvisning till en kollega.

Själv försöker jag svara så snart jag kan; i regel inom 1, max 2 dagar. Det beror också lite på vad det är; är det bara en upplysning så tycker jag faktiskt inget svar behövs (och blir ibland lite irriterad när jag själv får svar på sådana mail)

 

[SaraMara]

Vi har väldigt stränga tillgänglighetskrav vad avser extern mail och den vanan följer nog med många in i det interna också gissar jag. Disciplinen är mkt hög och mailsvar erhålls oftast inom maximalt en timme (oftast inom ngn minut). Låter som om @Roark och jag har det ganska lika vad gäller blixtsnabba svar från de mest omöjliga platser...

Min mailkorg har i princip bara olästa mail över natten, svarar så gott som alltid med vändande mail, om så bara ett kort "återkommer så fort som möjligt" och så gör de flesta av mina kollegor att döma av svarsfrekvensen.

Jag vet inte vad som hänt på mitt jobb men vi har utvecklat en helt hopplös mailkultur. Det är som att det har blivit status att inte svara på mail för att visa hur busy man är, vilket leder till att mängder med konversationer leder rakt ut i tomma intet medan man väntar på respons från nån. Eftersom vi inte har några andra konversationsvägar och folk ofta jobbar på andra ställen än på jobbet, så är detta allt mer ett problem för oss som har någon form av ansvar (jag är dock inte chef).

Hur funkar det hos er? Har ni andra system än epost för att stämma av och planera i det dagliga? Har ni regler för hur man ska agera med eposten och vad man måste svara på? Finns det något jag kan föreslå min chef så att detta kan förändras?

 

[Stefffie]

Herregud, om folk svarar på mail inom minuten, när får de då riktigt arbete gjort?

Jag brukar snabbskanna de små meddelanden som poppar upp just när man får ett mail i outlook och avgöra om mailet verkar vara viktigt, (e.g. sänt från senior person eller handlar om något som jag vet är brådskande), isåfall avbryter jag vad jag jobbar med och svarar direkt, annars kan det gott vänta tills jag har en "jobbpaus" och kan avverka en grupp email på samma gång.

Vi har ingen uttalad email policy, men det anses helt rimligt att jaga/påminna någon om man inte fått svar inom typ 2 dagar (såtillvida man inte angav i första meddelandet att man hade en kortare deadline än så). Som någon sa ovan, så ligger det ju faktiskt oftast i avsändaren's intresse att få emailet svarat, så då får man jaga/ringa/försöka springa på personen.

 

[Petruska]

Men oavsett vilket, i min värld finns det inget större otyg än att begära läskvitto.

Att kräva läskvitto borde förbjudas. Jag klickar alltid bort det när den där rutan kommer upp.

 

[escodobe]

Att kräva läskvitto borde förbjudas. Jag klickar alltid bort det när den där rutan kommer upp.

Jag behövde ibland skicka extremt viktiga mail till en chef med samma attityd som Paddington beskrev. Tillslut, när folk faktiskt for illa på grund av det beteendet så började jag begära läskvitto och skicka kopian på mailet även till min närmsta chef...

Jag får numera svar. Att Jag inte lär få jobb på den enheten är nog uppenbart men det skiter jag i. Folks nonchalans ska inte gå ut över mina klienter eller kollegor.

Däremot begriper jag inte varför "reply all" inte kräver minst tre lösenord och blinkande varningstriangel.

 

[escodobe]

Nu blev mailfrågan åtgärdad så småningom, men jag begriper inte hur folk kunde acceptera det så länge som det gjordes.

 

[GoLightly]

Jag vet inte vad som hänt på mitt jobb men vi har utvecklat en helt hopplös mailkultur. Det är som att det har blivit status att inte svara på mail för att visa hur busy man är, vilket leder till att mängder med konversationer leder rakt ut i tomma intet medan man väntar på respons från nån. Eftersom vi inte har några andra konversationsvägar och folk ofta jobbar på andra ställen än på jobbet, så är detta allt mer ett problem för oss som har någon form av ansvar (jag är dock inte chef).

Hur funkar det hos er? Har ni andra system än epost för att stämma av och planera i det dagliga? Har ni regler för hur man ska agera med eposten och vad man måste svara på? Finns det något jag kan föreslå min chef så att detta kan förändras?

Hanterar ni mycket mejl? Jag hade det problemet på mitt tidigare jobb, jag fick helt enkelt så mycket mejl att jag var tvungen att snabbt screena av och svara på det viktigaste, annars fanns inte tid till att faktiskt sköta mitt arbete. Svarade på det viktigaste på en gång och lade det som kunde vänta lite i en annan mapp. Tyvärr innebar det att något mejl ibland missades eller glömdes bort.

Du kan ju diskutera med din chef om hur en policy för hur mejl ska skickas/besvaras, vilka man ska skicka, cc till samt hur lång tid det är rimligt att ett mejl kan ligga innan det måste besvaras.

 

[SaraMara]

Herregud, om folk svarar på mail inom minuten, när får de då riktigt arbete gjort?

Jag brukar snabbskanna de små meddelanden som poppar upp just när man får ett mail i outlook och avgöra om mailet verkar vara viktigt, (e.g. sänt från senior person eller handlar om något som jag vet är brådskande), isåfall avbryter jag vad jag jobbar med och svarar direkt, annars kan det gott vänta tills jag har en "jobbpaus" och kan avverka en grupp email på samma gång.

Vi har ingen uttalad email policy, men det anses helt rimligt att jaga/påminna någon om man inte fått svar inom typ 2 dagar (såtillvida man inte angav i första meddelandet att man hade en kortare deadline än så). Som någon sa ovan, så ligger det ju faktiskt oftast i avsändaren's intresse att få emailet svarat, så då får man jaga/ringa/försöka springa på personen.

Kanske beror på vad man jobbar med? För mig är liksom mailen en lika viltogc

Herregud, om folk svarar på mail inom minuten, när får de då riktigt arbete gjort?

Jag brukar snabbskanna de små meddelanden som poppar upp just när man får ett mail i outlook och avgöra om mailet verkar vara viktigt, (e.g. sänt från senior person eller handlar om något som jag vet är brådskande), isåfall avbryter jag vad jag jobbar med och svarar direkt, annars kan det gott vänta tills jag har en "jobbpaus" och kan avverka en grupp email på samma gång.

Vi har ingen uttalad email policy, men det anses helt rimligt att jaga/påminna någon om man inte fått svar inom typ 2 dagar (såtillvida man inte angav i första meddelandet att man hade en kortare deadline än så). Som någon sa ovan, så ligger det ju faktiskt oftast i avsändaren's intresse att få emailet svarat, så då får man jaga/ringa/försöka springa på personen.

kanske beror på vad man arbetar med/inom vilken bransch? För oss är liksom mailen en lika viktig del av arbetet som "vanligt arbete", men gissar (hoppas) att en kirurg inte hanterar mailen på samma sätt som vi som alltid har mailen med oss i telefonen, paddan, laptopen osv. Sedan får jag inte hundratals mail om dagen som kräver svar heller, är så fallet känns det väl kanske nästan dock som om just mailandet är ens huvudsakliga arbetsuppgift? Att för mig svara på mail känns inte som ett avbrott, jag svarar, puttar in i kalendern som en påminnelse och prioriterar och sorterar säkert om min dagskalender en tio ggr/dag beroende på info i mail eller telefonsamtal.

Men som sagt, jag har inte ett yrke där jag övervakar saker i realtid, opererar eller gör annat som kräver 100% fokus i varje sekund (tack och lov), då gör de sekunderna för ett svar inget.

 

[rtf]

Detta gäller alltså kollegor sinsemellan, inte kundernas mail??

Allas mejl.

 

[Snurrfian]

Men oavsett vilket, i min värld finns det inget större otyg än att begära läskvitto.

Att kräva läskvitto borde förbjudas. Jag klickar alltid bort det när den där rutan kommer upp.

Jag använder det i två lägen, dels i kontakt med kommunen som vid ett flertal tillfällen i olika diskussioner hävdar att de inte har fått ett visst mejl, trots att de använder informationen i mejlen... Alltså begär jag läskvitto för att slippa ha den diskussionen.
Det andra läget är i min roll som mejlansvarig i barnens föreningar/lag, när det är viktig information som jag måste veta att föräldrarna har tagit del av så begär jag läskvitto, för att slippa få höra "Det visste inte jag, varför har ni inte informerat om det"...

 

[tifo]

för att slippa få höra "Det visste inte jag, varför har ni inte informerat om det"...

Tja, det visar väl på e-postens begränsning.

Jag har försökt maila en konsult i Kanada, men det har visat sig att mailen studsat och postmaster-mailen hamnat i skräpkorgen. Inte konstigt att han inte svarade... Lösningen? Att starta om datamaskinen. Jag får mittbena!

 

[mino]

I min grupp har vi pratat lite om saken (om tillgänglighet överlag), men det mesta hänger på personernas egna "moral" och jag tror inte det fungerar bra fullt ut. Jag tror att jag måste ge tydligare direktiv; svar inom 1-2 dygn verkar inte orimligt.

Nej det är det jag känner också. Det blir ett sätt att nöta ut folk att vägra kommunicera med dem. Det tar energi för andra att man ska behöva höra av sig igen och påminna om saker som ingår i arbetsuppgifterna.

 

[Snurrfian]

Tja, det visar väl på e-postens begränsning.

Jag har försökt maila en konsult i Kanada, men det har visat sig att mailen studsat och postmaster-mailen hamnat i skräpkorgen. Inte konstigt att han inte svarade... Lösningen? Att starta om datamaskinen. Jag får mittbena!

Ja absolut, men kan jag få 25 föräldrar att klicka på läskvittot så behöver jag bara ringa fem istället för 30...
Jag blev nästan tvungen att klappa den nya tränaren lite på huvudet när hen trodde att vi skulle kunna mejla alla en pdf fil, få dem att skriva ut den, skriva under och lämna in... Nu har jag skrivit ut åt alla, skrivit mejl och löst papper att den ska lämnas tillbaka idag... Vi får väl se hur det går med det...

 

[mino]

Hanterar ni mycket mejl? Jag hade det problemet på mitt tidigare jobb, jag fick helt enkelt så mycket mejl att jag var tvungen att snabbt screena av och svara på det viktigaste, annars fanns inte tid till att faktiskt sköta mitt arbete. Svarade på det viktigaste på en gång och lade det som kunde vänta lite i en annan mapp. Tyvärr innebar det att något mejl ibland missades eller glömdes bort.

Du kan ju diskutera med din chef om hur en policy för hur mejl ska skickas/besvaras, vilka man ska skicka, cc till samt hur lång tid det är rimligt att ett mejl kan ligga innan det måste besvaras.

Grejen är väl att det är skillnad mellan mail och mail. För att prata i @tantens termer så handlar det om datamognad nånstans, att man kan sovra i viktiga och mindre viktiga mail. Jag tycker inte heller att man har rätt att helt köra sin egen stil i frågan utan får följa gruppen i viss mån. Jobbade ett tag i en grupp där chefen var oerhört snabb, hade man inte svarat inom tre timmar så var man ute ur loopen. Det var stressande på sitt sätt men ändå mer rimligt än att man ska behöva vänta på svar från folk som sitter och jäser vid ett fikabord halva dagarna.

 

[Petruska]

Jag får mittbena!

Bra jobbat!

 

[Petruska]

Jag använder det i två lägen, dels i kontakt med kommunen som vid ett flertal tillfällen i olika diskussioner hävdar att de inte har fått ett visst mejl, trots att de använder informationen i mejlen... Alltså begär jag läskvitto för att slippa ha den diskussionen.
Det andra läget är i min roll som mejlansvarig i barnens föreningar/lag, när det är viktig information som jag måste veta att föräldrarna har tagit del av så begär jag läskvitto, för att slippa få höra "Det visste inte jag, varför har ni inte informerat om det"...

Det är ju just det där som är problemet. Folk använder läskvitto som ett sätt att få mig att passa in i deras prioriteringsordning.

Jag framhärdar med att klicka bort rutan.

 

[Blueberry]

Vi chattar och ringer en hel del på mitt jobb.
Nu får jag inte så många mejl, så jag hinner läsa och svara och tar mig tid att göra det.

På min förra tjänst haglade det mejl över mig, och då förklarade jag för mina kollegor (på fikarasterna) att jag läser alla mejl direkt jag får dem – men att jag inte alltid svarar på dem förrän efter ett tag. Så även om jag inte svarar kan de utgå från att jag har fått informationen. Om jag skulle svara på alla mejl hade jag liksom aldrig kunnat komma igång med mitt jobb.

Så småningom fick jag och mina kollegor in en svinbra rutin när det gällde mejlen, och det var att vi mejlade första timmen på dagen. Det var perfekt för oss. Kom det in något akut så svarade vi självklart på det under dagen, annars klumpade vi ihop det under mejltimmen. Det var skönt att få den strukturen.