Hopplös e-postkultur på jobbet

[monster1]

Vi chattar och ringer en hel del på mitt jobb.
Nu får jag inte så många mejl, så jag hinner läsa och svara och tar mig tid att göra det.

På min förra tjänst haglade det mejl över mig, och då förklarade jag för mina kollegor (på fikarasterna) att jag läser alla mejl direkt jag får dem – men att jag inte alltid svarar på dem förrän efter ett tag. Så även om jag inte svarar kan de utgå från att jag har fått informationen. Om jag skulle svara på alla mejl hade jag liksom aldrig kunnat komma igång med mitt jobb.

Så småningom fick jag och mina kollegor in en svinbra rutin när det gällde mejlen, och det var att vi mejlade första timmen på dagen. Det var perfekt för oss. Kom det in något akut så svarade vi självklart på det under dagen, annars klumpade vi ihop det under mejltimmen. Det var skönt att få den strukturen.

Jag försöker också klumpa ihop mina mailläsnings tillfällen till några gånger per dag. Jag börjar dagen med att läsa och besvara mail. Sedan jobbar jag med sådant som kräver fullt fokus ett tag. Sedan efter lunch är det dags att kolla igenom mailen igen och besvara. Sedan jobbar man med något annat ett tag också avsluta med att kolla om det är några mail som behöver besvaras innan jag går hem för dagen. Då är det ingen som behöver vänta mer än några timmar om det är något halv akut. Är det något väldigt akut får de använda telefonen.

 

[mino]

Om jag skulle svara på alla mejl hade jag liksom aldrig kunnat komma igång med mitt jobb.

Så här är det nog för väldigt många, tror jag. Men i så fall måste organisationen tillhandahålla andra vägar att samordna arbetet än via mail. Förr tänker jag mig att folk var på plats mer och att man pratade med varandra i korridoren och det måste ju verkligen ha tagit tid.

 

[Snurrfian]

Det är ju just det där som är problemet. Folk använder läskvitto som ett sätt att få mig att passa in i deras prioriteringsordning.

Jag framhärdar med att klicka bort rutan.

Så du menar att det enbart är du som är viktig och måste prioritera din tid? Att andra försöker få saker och ting att fungera är helt ointressant? Så för att framhärda det så väljer du att klicka bort läskvittot istället för att klicka i att du har läst, för det vore så fruktansvärt om du kunde underlätta för någon annan... Skön inställning till omgivningen...

 

[Manza]

Jag är tveksam till att e-post måste hanteras med svar inom någon form av rimlig tid. E-post är en tidstjuv av rang som gärna påkallar uppmärksamhet från andra uppgifter. Av det jag läst i tråden verkar det alltid vara mottagaren som har ansvaret för att upprätthålla en god e-postkultur, inte avsändaren. Jag är nog av den meningen att avsändaren bör vara medveten om att mottagaren inte har tid att hantera just det här mailet, just nu.

Men oavsett vilket, i min värld finns det inget större otyg än att begära läskvitto.

AMEN!

 

[monster1]

Så du menar att det enbart är du som är viktig och måste prioritera din tid? Att andra försöker få saker och ting att fungera är helt ointressant? Så för att framhärda det så väljer du att klicka bort läskvittot istället för att klicka i att du har läst, för det vore så fruktansvärt om du kunde underlätta för någon annan... Skön inställning till omgivningen...

Fast det är väll mottagarens ansvar att läsa mailet, har du skickat så slutar ju ditt ansvar där. Inget läskvitto ska ju egentligen behövas, du ska väll inte behöva bevisa att mailet lästs det är ju inte ditt ansvar alls.

 

[VLMF]

Jag använder det i två lägen, dels i kontakt med kommunen som vid ett flertal tillfällen i olika diskussioner hävdar att de inte har fått ett visst mejl, trots att de använder informationen i mejlen... Alltså begär jag läskvitto för att slippa ha den diskussionen.
Det andra läget är i min roll som mejlansvarig i barnens föreningar/lag, när det är viktig information som jag måste veta att föräldrarna har tagit del av så begär jag läskvitto, för att slippa få höra "Det visste inte jag, varför har ni inte informerat om det"...

Men vad hjälper det om man ändå kan klicka bort "Skicka läskvitto" när någon har begärt det?

 

[athena_arabians]

Men vad hjälper det om man ändå kan klicka bort "Skicka läskvitto" när någon har begärt det?

Därför att de flesta faktiskt skickar läskvitto vilket betyder att @Snurrfian bara behöver ringa 5 personer och inte 30

 

[athena_arabians]

Jag har inga problem att skicka läskvitto så länge det gäller något där man behöver bekräfta att man fått informationen men ett svarsmail inte behövs.

Däremot blir jag irriterad om man begär det oavsett mail, speciellt om det är icke-jobbmail och inte något viktigt. Det har jag iofs bara råkat ut för med två personer och där tror jag de missat inställningarna i mailprogrammet

 

[Pontevecchio]

Får lite spunk på de som för långa diskussioner i mail. Kräver en fråga en diskussion med flera människor och en hyfsad snabb lösning kallar man till möte.

vi använder skype/google chat för snabba frågor.

 

[Pontevecchio]

en människa som skickar krav på läskvitto och har tid att sitta och hinna läsa och reflektera över "aha nu har hon läst mitt mail" har för lite att göra i min värld

 

[escodobe]

en människa som skickar krav på läskvitto och har tid att sitta och hinna läsa och reflektera över "aha nu har hon läst mitt mail" har för lite att göra i min värld

I mitt fall handlade det mer om att veta att personen fått informationen och inte behöva vänta Någon vecka i ovisshet, jaga personen på telefon, lämna upprepade meddelande på telefonen för att slutligen behöva ringa jouren istället för att personen kan sköta sitt arbete, läsa sina mail och bekräfta att hen fått mailet.

 

[Petruska]

Så du menar att det enbart är du som är viktig och måste prioritera din tid?

Naturligtvis inte. Om det finns anledning att svara på mail, gör jag givetvis det. Kampen om tiden pågår ju hela tiden, det är mest det jag försöker illustrera. Att du tar åt dig av det kan jag bara beklaga och hade inte förutsett.

För mig handlar alltsammans om just det: vi prioriterar alla vår tid. Vår egen. Du din, jag min. Inte du min och jag din.

 

[Petruska]

Fast det är väll mottagarens ansvar att läsa mailet, har du skickat så slutar ju ditt ansvar där. Inget läskvitto ska ju egentligen behövas, du ska väll inte behöva bevisa att mailet lästs det är ju inte ditt ansvar alls.

Precis, precis, precis så är det.

 

[Gammeln]

Har nu läst tråden och spontat utropar jag bara "Men Gud så konstigt". Det här stämmer ju inte med verkligheten. Överallt ser man ju folk med sina mobiler, dom står mitt på gatan o knappar, mitt i dörrhålet på nåt varuhus o knappar, i kön till matsalen, på bussen, ja överallt stannar folk upp och börjar knappa på sin mobil. Eller vill folk bara svara på "Vad gör du" och "Var är du"

 

[Snurrfian]

Men vad hjälper det om man ändå kan klicka bort "Skicka läskvitto" när någon har begärt det?

För att det finns en hel del människor som kan ta sig tiden att klicka i läskvittot istället för att klicka bort det, och det underlättar enormt för mig... Jag jobbar ideellt åt barnens lag för att deras aktiviteter ska flyta så bra som möjligt, jag är egentligen förälder som alla andra och det jag "kräver" av de andra föräldrarna är att de visar att de har läst informationen som jag har lagt ner tid på att ta reda på, skriva mejl för att alla ska få informationen och sedan måste följa upp för att vara helt säker. Om jag då behöver följa upp 30 eller 5 är en väldig skillnad för mig...
Om jag nu skulle behöva lägga ytterligare tid på att jaga rätt på en förälder som svarar som Petruska, Jodå jag har läst det, men av princip så klickar jag bort läskvittot, så skulle jag bli rätt irriterad... I de flesta fall där jag får jaga rätt på andra föräldrar så har de av olika anledningar inte läst mejlet och blir väldigt glad nära jag hör av mig för att kolla så informationen har gått fram.
Innan mejlen så var det telefonkedjor som gällde, eller om en person fick ringa till alla, den första tar visserligen inte så mycket tid för den enskilda personen men informationen kan skifta rejält. I det andra alternativet så tar det mycket tid från personen att sitta och ringa upp alla. Alltså är mejl väldigt underlättande i föreningslivet, i och med att det sällan är någon som får betalt för arbetet som läggs ner.

 

[Snurrfian]

Naturligtvis inte. Om det finns anledning att svara på mail, gör jag givetvis det. Kampen om tiden pågår ju hela tiden, det är mest det jag försöker illustrera. Att du tar åt dig av det kan jag bara beklaga och hade inte förutsett.

För mig handlar alltsammans om just det: vi prioriterar alla vår tid. Vår egen. Du din, jag min. Inte du min och jag din.

Fast i mitt exempel så stjäl du tid från mig om du av princip vägrar klicka ja istället för att klicka bort... Jag begär ingen utläggning som svar, jag vill veta om mottagaren av mejlet har fått det eller inte, enklaste sättet är ett läskvitto...

 

[Gammeln]

Fast i mitt exempel så stjäl du tid från mig om du av princip vägrar klicka ja istället för att klicka bort... Jag begär ingen utläggning som svar, jag vill veta om mottagaren av mejlet har fått det eller inte, enklaste sättet är ett läskvitto...

Men det måste ju ändå vara mottagaren som avgör om dom vill skicka läskvitto eller ej sen får du respektera mottagarens beslut

 

[Snurrfian]

Men det måste ju ändå vara mottagaren som avgör om dom vill skicka läskvitto eller ej sen får du respektera mottagarens beslut

Ja fast om det nu är av ren princip och för att spara tid för sig själv så känns det väldigt egoistiskt tänkt... Mycket möjligt att det kan bero på att jag alltid gör det jag kan för att underlätta för andra, om det nu underlättar för någon annan att klicka i ett läskvitto så kan jag inte ens komma på någon som helst anledning till att inte göra det. Det tar ju inte ens längre tid än att klicka bort läskvittot, därför blir det så fullständigt obegripligt för mig.

 

[Gammeln]

Ja fast om det nu är av ren princip och för att spara tid för sig själv så känns det väldigt egoistiskt tänkt... Mycket möjligt att det kan bero på att jag alltid gör det jag kan för att underlätta för andra, om det nu underlättar för någon annan att klicka i ett läskvitto så kan jag inte ens komma på någon som helst anledning till att inte göra det. Det tar ju inte ens längre tid än att klicka bort läskvittot, därför blir det så fullständigt obegripligt för mig.

Det har inte med tid att göra. Inte springer du till alla affärer o köper saker då det drösar ner reklam i din brevlåda. Förmodligen slänger du bara den utan att säga till reklamföretagen att du just har mottagit deras reklam = Den var helt ointressant för mig. Samma med mejl

 

[athena_arabians]

Fast det är väll mottagarens ansvar att läsa mailet, har du skickat så slutar ju ditt ansvar där. Inget läskvitto ska ju egentligen behövas, du ska väll inte behöva bevisa att mailet lästs det är ju inte ditt ansvar alls.

Fast så fungerar ju inte verkligheten. Om @Snurrfian inte bett om kvitto så kan du ge dig den på att minst en förälder kommer och skäller ut henne för att den inte fått informationen. Om då Snurrfian säger att hon skickat mail så kommer föräldern att säga att den inte fått det och skälla ut henne igen. Tyvärr, men det är inget ovanligt scenario. Eller så har mailet fastnat i spamfiltret och den 5:e föräldern Snurrfian ringer är väldigt glad och lägger till henne som kontakt.

@Petruska: Är det så pricipiellt viktigt i ett scenario som Snurrfian beskrivit att inte skicka tillbaka ett läskvitto? Är det inte bättre att se till situationen och anpassa sin respons efter den? Att vara flexibel helt enkelt.